Arbetsmetoder

Snabbguide: Retrospektiv - vad, vem, hur och varför!

För att en verksamhet ska gå framåt är det viktigt att ibland stanna upp och fundera på vad vi gör bra och vad vi kan göra bättre. Här ger vi dig en snabbguide i vad ett "retrospektiv" eller utvärdering är, vem som bör utvärdera, hur man utvärderar och varför bör du jobba med det

Vad är retrospektiv eller utvärdering?

Kort beskrivet så är en utvärdering, eller retrospektiv, en återblick där vi lär av det som varit för att sedan förbättra och kunna gå framåt. När vi på Limetta använder oss av retrospektiv sker det i form av ett möte där alla som har jobbat med ett projekt får en chans att stanna upp och tillsammans reflektera över arbetet inom projektet

Vem bör utvärdera?

För att en verksamhet ska gå framåt är det viktigt att ibland stanna upp och fundera på vad vi gör bra och vad vi kan göra bättre. Alla som jobbat med ett projekt kan och bör därför stanna upp och reflektera - gärna tillsammans inom projektgruppen.

Varför ska man utvärdera

Ofta har vi så bråttom att ta oss framåt. Så fort ett projekt är lanserat sätter vi upp nya mål och göra nya planer och glömmer att lära oss av det som varit. Du gör på samma sätt som tidigare, men förväntar dig nya och bättre resultat. Att sätta upp nya mål innan du hunnit blickat tillbaka är därför inte rätt väg att gå. Du bör istället börja med att utvärdera.

När man jobbar målstyrt blir utvärderingar extra betydelsefulla. Utvärderingar skapar möjligheter att fatta bättre beslut och det ger oss kunskap som förbättrar vårt arbetssätt, både som individ och som grupp. Vi har också möjlighet att göra förändringar som påverkar verksamheten i stort.

När vi inkluderar utvärderingar i vår arbetsprocess skapar vi dessutom engagemang för förbättringar bland medarbetarna. Det hjälper oss att se saker och ting ur olika perspektiv när vi får ta del av hur andra ser på saker och ting. Sannolikheten att förbättringar faktiskt genomförs och accepteras ökar också när vi reflekterar gemensamt. Det ger oss dessutom värdefulla kunskaper som skapar möjligheter att fatta bättre beslut. När vi kan fatta välgrundade beslut kan verksamheten utvecklas och röra sig framåt, vilket gör oss konkurrenskraftiga.

5 anledningar till att börja utvärdera:

Det hjälper oss att se saker och ting ur olika perspektiv
Det bygger engagemang hos medarbetare att vilja förbättra
Det ger oss värdefulla kunskaper som skapar möjligheter att fatta bättre beslut
Sannolikheten att förbättringar faktiskt genomförs och accepteras ökar när vi gemensamt reflekterar
Verksamheten utvecklas och rör sig framåt, vilket gör oss konkurrenskraftiga

3 framgångsrika sätt att börja utvärdera:

Eftersom vi förespråkar att alla bör använda sig av utvärderingar i sina projekt måste man också hitta sätt att inkludera det i sin arbetsprocess. På Limetta arbetar vi med alltifrån små till stora projekt inom en rad olika branscher.

Baserat på tid och budget drivs projekten på lite olika sätt, vilket innebär att vi anpassar projektstrukturer efter kunden och vilken typ av projekt det är. Det som alla projekt däremot har gemensamt är utvärdering. Utifrån våra erfarenheter har vi identifierat vad vi anser vara framgångsrika sätt att implementera utvärdering i ett projekt, som vi här gärna delar med oss av.

1. Retrospektivmöten

På Limetta gillar vi att arbeta iterativt och agilt. Ofta använder vi en arbetsmetod som kallas Scrum där en central del är lärande och förbättring. I det här arbetssättet ingår att man arbetar i arbetscykler där man ständigt skapar innovation, testar och förbättrar. Dessa arbetscykler kallas ofta för sprintar och efter varje sprint gör projektgruppen en retrospekt. Där går man igenom hur arbetet under sprinten fungerat, man utvärderar sig själv och lägger upp en strategi för vad som ska göras annorlunda i nästa sprint. Detta är ett bra sätt att tidigt upptäcka och åtgärda problem innan de blivit för stora, men också ett bra tillfälle att uppmärksamma och förstärka positiva erfarenheter. Utvärdering genom så kallade retrospekt-möten, både före, under och efter ett projekt är därför något du kan använda dig av även om du inte jobbar enligt scrum-metoden.

Hur går ett retrospekt-möte till rent praktiskt? I mötet får alla team-medlemmar en chans att komma till tals i några minuter.

Man brukar utgå från följande 3 punkter:

Saker som jag tycker fungerade bra
Saker som jag tycker fungerade dåligt
Förslag på vad vi skulle kunna göra bättre nästa gång

När alla har fått komma till tals kan man gemensamt fatta beslut om eventuella förbättringar som kan eller bör genomföras. Har ni haft ett retrospekt-möte tidigare så börjar man först med att snabbt gå igenom förra mötets beslut och diskutera om det har hjälpt eller inte.

2. Stand-ups – korta dagliga avstämningar

I många av våra projekt kör vi dagliga avstämningar, eller stand-ups. Tanken är att mötet ska hållas kort, max 15 min.

Teammedlemmarna får då svara på 3 frågor:

Vad gjorde jag igår?
Vad ska jag göra idag?
Vilka utmaningar har jag framför mig, är det något som hindrar mig att komma vidare?

Genom detta enkla format kan man fånga upp eventuella problem i ett tidigt skede, vilket kan spara både tid och pengar. Medarbetarna får hjälp och stöttning om man fastnat i något och man får större inblick i varandras dagliga arbete. Teamkänslan ökar också när man delar med sig av sina erfarenheter och hjälps åt att lösa problem.

Här är en mall för stand-up du kan ladda ner och sätta upp på väggen

mall för stand-up

3. Kundutvärderingar

Kundutvärderingar är ett annat sätt du kan få värdefull kunskap om din verksamhet. Att göra regelbundna utvärderingar tillsammans med sina kunder gällande samarbete och utfall, kan hjälpa dig att bli en bättre partner, men också få nya perspektiv på saker och ting. Vi utför regelbundet utvärderingar med våra kunder vilket bidrar till att utveckla vår verksamhet genom att vi får ännu nöjdare kunder, bättre och mer effektiva arbetssätt och möjlighet att förbättra erbjudandet gentemot våra kunder och partners.