Digital transformation - Del 2 av 2: Så kan ni påbörja er digitala transformation

Vi har tidigare berättat om vad digital transformation innebär. I den här avslutande delen ger vi tips för att komma igång med en digital transformation. Om du missade första delen hittar du den här.

Att förbereda sig genom att skapa rätt förutsättningar

Som du kunnat läsa i del 1 i denna artikelserie kräver en digital transformation en rad förändringar. Ska man förändra något i grunden står man inför utmaningar man kanske aldrig stått inför tidigare. Gäller det strukturella förändringar är det inte något man löser på någon vecka eller månad, och det kan vara svårt att veta vad man ens ska börja. Men egentligen handlar det om att förbereda sig och skapa rätt förutsättningar.

Vi skulle kunna jämföra det lite med att springa ett maratonlopp. Om du aldrig har tränat förut känns det nästan ouppnåeligt där du står idag. Du vet därför att du har en rejäl uppförsbacke framför dig, men du vill ändå utmana dig själv och tänker att det inte kan vara helt omöjligt om du bara övar.

Du börjar träna intensivt, provar olika löptekniker och utrustning. Du tar hjälp av en löpcoach och går med i en träningsgrupp för att få experttips och stöttning. Självklart gör du ett och annat nybörjarmisstag och övertränar ibland. Vid något tillfälle tar du hjälp av en naprapat när smärtan i knäna blir för outhärdlig, men du fortsätter med målet i sikte och ger inte upp. Då och då tar du också en vilodag för återhämning.

När dagen D väl är framme står du på startlinjen – kanske lite rädd men förväntansfull. Du har gjort allt förarbete som du möjligtvis kan och du känner dig stark. Startskottet går och du ger dig iväg. Kanske får du ett och annat skavsår och trötta muskler längs vägen, men med all träning, svett och tårar i bagaget (och ett jäkla anamma) tar du tar dig till slut i mål. Har du tur går du i mål först av alla och känslan är obeskrivlig - du vågade chansa och utmana dig själv och du lyckades!

På samma sätt som att förbereda sig inför ett maratonlopp om du aldrig tränat förut, gäller det tänka kring en digital transformation. Man måste förbereda sig genom att se till att skapa rätt förutsättningar. Man måste våga misslyckas och vara beredd på att få mjölksyra, men samtidigt inse att det går över om man fortsätter framåt. Kanske måste ni ta hjälp på vägen, och det är helt ok. Syftet är inte att en enskild individ ska dra hela lasset för en digital transformation. Precis som du tar hjälp av en löpcoach eller träningsgrupp för att klara loppet måste hela företaget ändra sitt sätt att tänka och agera och jobba tillsammans. Det är företaget som helhet som kan skapa den förändring som behövs för att genomföra en digital transformation, och för det krävs bra ledarskap. Ibland kanske ni dessutom måste ta hjälp av utomstående experter för att guida er rätt, men det kan också vara det som gör att ni faktiskt lyckas nå ända fram.

Även om du inte hade tagit dig i mål under ditt första maratonlopp, hade du trots allt kunna dra värdefulla lärdomar av resan. Kanske tog du ut dig för mycket i början eller hade fel sorts skor? Genom att utvärdera och dra lärdom kan vi utvecklas och göra bättre ifrån oss nästa gång. Du måste först lära sig gå för att kunna springa. Du måste sedan orka springa en kilometer åt gången innan du kan springa ett helt maraton. På samma sätt som att planera för att springa ett maraton gäller det att tänka långsiktigt och att sätt upp delmål för en digital transformationsprocess. Vi måste samtidigt vara öppna för att misslyckas på vägen men ha styrkan att fortsätta framåt.

Så kan ni påbörja er digitala transformation

Hur förbereder man sig och skapar rätt förutsättningar för en digital transformation? När man ska påbörja en stor omställning och förändra saker i grunden finns det mycket man kan behöva tänka på. Här listar vi några punkter som kan vara en hjälp på vägen:

1. Sätt en strategi

Till att börja med behövs en gemensam bild av vad förändringen ska åstadkomma. Att utforma en strategi för en digital transformation är därför en god idé att börja med.

• Börja ställ er frågor som varför och för vem ni ska transformeras. Behöver er produkt/tjänst bli mer digital eller användarvänlig? Måste ni ändra företagskulturen och skapa nya arbetsprocesser? Vilka är era kunder och vad är deras behov? Finns det andra intressenter ni måste ta hänsyn till?
• När ni vet åt vilket håll förändringen ska ta er kan ni funder kring vad ni behöver för att transformeras och hur ni kan skapa en digital kultur, arbetssätt och processer. Vad ska ni göra mer och mindre av? Vilka är möjligheterna och vilka hot finns och vad krävs för att maximera/minimera dessa? Vilka arbetsprocesser måste ni utveckla för att nå dit vi vill? Behöver vi utbilda personalen eller rekrytera nya kompetenser?
• När man har en strategi och en plan redo gäller det att vet hur man ska börja. Eftersom människor generellt är rädda för förändring, kan man dela upp förändringsarbetet i mindre steg. Organisationen hinner då vänja sig och större förändringar kan bli enklare att genomföra. Att börja där ni tror att ni får mest effekt med minsta möjliga förändring är en väg att gå. När en första förändring är genomförd och utvärderad går ni sedan vidare till nästa och sen fortsätter ni så.

2. Få med högsta ledningen

Digitalisering driver på all typ av utveckling vilket ökar den digitala strategins betydelse. Genom en digital transformation flyttar tekniken ut i verksamhetens alla delar. Den digitala strategin blir då en viktig del av er affärsstrategi och därmed ännu viktigare att arbeta med. För att kunna genomföra och besluta om organisatoriska förändringar som kan kosta både tid och pengar är det nödvändigt att få med sig ledningen, och er digitala transformation kommer därför till stor del att handla om strategiskt ledarskap.

3. Engagera hela verksamheten

När man ska genomföra en digital transformation är det viktigt att engagera hela verksamheten och skapa förståelse för det arbetet ni har framför er. Även om man kan låta någon person initiera digitala projekt, så varken bör eller kan en enskild individ driva hela utvecklingen.

Alla medarbetare, avdelningar och affärsområden har en viktig del i arbetet. Men var också medveten om att alla typer av förändring kan skapa en osäkerhet och otrygghet hos oss människor. Framför allt om det påverkar ens vardag och arbetsliv. Engagera och kommunicera med medarbetare så att alla kan relatera till omställningen och se nyttan av den. Fundera på om ni behöver utbilda personalen för att kunna genomföra de förändringar som krävs. Se också till att organisationen utnyttjar den teknik som kan hjälpa till att stötta verksamheten och medarbetare under arbetets gång.

4. Arbeta kunddrivet och fokusera på användarupplevelsen

Har ni koll på hur väl ni möter era kunders digitala behov och förväntningar? För att någon ska vilja använda er produkt eller tjänst måste ni börja utgår från era användare och hitta en lösning på deras problem. Ni måste förstå deras behov och inre drivkrafter.

Dina kunders digitala beteende sträcker sig ofta över flera kanaler. Kundresan kan också skilja sig mellan olika användare och målgrupper. Den kanske börjar off-line och avslutas online? Eller den kanske börjar på sociala medier, går via en jämförelsesajt för att sedan avslutas på din webbplats? Vårt digitala beteende skiljer sig från vårt analoga. På webben är vi mer flexibla och vårt tålamod ofta sämre. Hittar vi inte det vi letar efter snabbt går vi vidare till nästa produkt/tjänst. Användare är också kräsna och man jämför bolag, tjänster/produkter och webbplatser och väljer den/det som bäst tillgodoser ens individuella behov. En del i er digitala förändringsresa handlar därför om att involvera era kunder och användare i utvecklingsprocessen. Börja arbeta mer kunddrivet och fokusera på användarupplevelsen så har ni kommit en bra bit på vägen.

5. Ha en tillåtande och experimentell företagskultur

För att en ny mindre aktör ska lyckas slå sig in på en konkurrenskraftig marknad måste de våga tänka nytt och våga misslyckas - här har större företag och organisationer mycket att lära. För att utvecklas och främja innovation är det viktigt att ha en tillåtande och experimentell företagskultur. Företagskulturen är därför central och ofta nyckeln till att lyckas med ett förändringsarbete.

Våga misslyckas och se det som ett tillfälle att dra lärdom. Ge människor möjlighet att arbeta på nya sätt och lär er agila arbetsmetoder som kan göra er mer snabbrörliga. Hämta inspiration från branscher där man redan arbetar agilt i hög utsträckning, till exempel från digitalbyråer eller startup-branschen.

Att få igång tankeprocessen när man ska ändra invanda mönster är inte alltid enkelt. En användbar metod för att väcka er kreativitet och innovationskraft är Design Thinking.

6. Stanna upp och dra lärdom

Ibland måste man våga chansa för att kunna lyckas, och att snubbla på en och annan sten längs vägen ingår. Men om man fortsätter springa framåt utan att stanna upp emellanåt, är risken stor att man gör om samma misstag gång på gång. På Limetta genomför vi regelbundet retrospektiv där vi utvärdera och fundera på vad vi gör bra och vad vi kan göra bättre i varje projekt. Utvärderingarna görs med fördel både under och efter projektets gång. I vår snabbguide om retrospektiv kan du lära dig mer om hur det går till och hur du kan inkludera utvärdering i era digitala projekt.

7. Ta hjälp av experter

När man kör på i gamla hjulspår kan det vara svårt att se vad som behövs för att bryta invanda mönster. Man kan till exempel ta hjälp av experter för att komma igång och bena ut vilka åtgärder man bör göra och vad som kan ha störst effekt. Att ha en extern part som granskar och kommer med förbättringsåtgärder kan ibland underlätta att starta upp en digital transformation.

Läs även