AI-app som kapar dokumentjakten – från tidskrävande letande till snabba svar

När vår kund kämpade med tidskrävande informationssökning hjälpte vi till att skapa en AI-app som gör det enkelt att snabbt hitta rätt dokument och svar. Resultatet blev en mer effektiv arbetsdag, bättre användarupplevelse och tydligt ökad produktivitet.

Uppdraget

En av våra kunder stod inför ett välbekant problem: organisationen hade byggt upp en enorm mängd värdefull information under många år, men materialet låg utspritt i mappar, mejltrådar, PDF:er och powerpointpresentationer. När medarbetare behövde svar på en fråga tog det ofta timmar att leta – trots att informationen egentligen fanns.

Vår uppgift blev att skapa en lösning som gjorde denna kunskap snabbt tillgänglig, tillförlitlig och enkel att använda. Här kom våra kompetenser inom såväl UX och design som webbutveckling till användning.

Utmaningen - dokument som slukade tid (och energi)

Hos kunden blev den växande dokumentmassan en allt större flaskhals.

• HR-avdelningen fick samma frågor om villkor och rutiner gång på gång.
• Säljare ägnade orimligt mycket tid åt att leta formuleringar i gamla underlag.
• Juridik- och regelverksansvariga behövde snabbt kunna hitta relevanta avsnitt i styrdokument och policys.

Det skapade frustration, tappad effektivitet och en känsla av att viktig kunskap fanns där – men var svår att komma åt.

Lösningen - en AI-driven kunskapsapplikation

Vi byggde en applikation som kombinerade semantisk sökning och GPT-baserad textgenerering med en modern, avskalad design. 

Lösningen bestod av två kompletterande delar:

1. Generera korrekta svar och texter

Medarbetarna kunde ställa frågor i fritext och få direkt svar baserat på organisationens egna dokument. Svaren genererades med tydliga källhänvisningar, vilket gjorde det enkelt att både använda texten direkt och lita på att den var korrekt.

Den stora skillnaden låg i semantisk sökning – applikationen förstod innebörden i frågan istället för att bara matcha ord. Om någon till exempel frågade “Vad gäller vid tjänsteresor?” hittade systemet även dokument som använde ord som resepolicy, affärsresor eller traktamente. Det kan liknas vid att känna igen en melodi även om den spelas på olika instrument. För användaren innebar det högre träffsäkerhet och att man kunde formulera frågor med sina egna ord – och ändå få rätt svar.

2. Sök bland originalfilerna

Utöver den automatiska svarsgenereringen fanns en sökvy där användaren kunde skriva in en fråga eller sökfras och få en lista med de mest relevanta dokumenten. Med ett klick öppnades dokumentet i sin helhet.

På så sätt blev lösningen inte bara ett verktyg för att skapa nya texter och sammanfattningar, utan också ett effektivt sätt att snabbt hitta, verifiera och fördjupa sig i originalmaterialet. Kombinationen av frågefunktion och sökvy gav användarna en flexibel arbetsmetod – antingen för att få färdiga svar direkt eller för att själv gå till källan.

Flexibilitet och användarvänlighet

För att passa användarnas olika behov byggde vi in funktioner som:

• Möjlighet att välja detaljnivå i svaren (kortfattat, sammanfattat eller utförligt).
• Anpassa svar med egna instruktioner eller utkast.
• Spara personliga dokument eller favoritpromptar.
• Välja olika “roller” (t ex säljare, analytiker, juridisk funktion) för att få texter i rätt ton.

Utveckling och teknik

Webbapplikationen byggdes på Optimizely (tidigare Episerver), vilket gav en stabil grund för innehållshantering, enkel administration och möjligheten att framtidssäkra lösningen. Genom integrationer mot kringliggande system, som kundens dokumenthantering och CRM, kunde vi skapa ett sömlöst informationsflöde och minska manuellt arbete.

Gränssnittet utvecklades i Vue – ett modernt ramverk som gav hög prestanda, en responsiv upplevelse på både desktop och mobila enheter samt goda möjligheter att bygga ut med fler funktioner över tid. Kombinationen av Optimizely och Vue gjorde det möjligt att leverera en lösning som både är stabil i backend och smidig i frontend – med tydlig nytta för användarna i vardagen.

Resultatet för kunden

Genom lösningen fick kunden ett verktyg som fungerade som en digital superassistent – alltid uppdaterad, alltid tillgänglig. Den sparade tid, höjde kvaliteten och frigjorde resurser så att mer fokus kunde läggas på att skapa värde istället för att leta information.

Konkret innebar det att kunden kunde:

• Spara tid – svar kom på sekunder istället för timmar.
• Höja kvaliteten – informationen baserades alltid på kundens egna dokument, vilket ökade tryggheten och tillförlitligheten.
• Stärka produktiviteten – mindre tid gick åt till sökande, mer till värdeskapande arbete.
• Underlätta beslutsfattande – rätt information fanns i rätt format när den behövdes.
• Sammanfatta rapporter – snabbt få översikter av omfattande material.
• Jämföra och förklara komplexa texter – göra svår information lättare att förstå.
• Generera användbara underlag direkt – från policys och avtal till kundmaterial.

Resultatet blev att information som tidigare låg gömd i dokumentdjungeln blev tillgänglig, användbar och värdeskapande.

Så kan vi hjälpa din organisation

Vi vet att AI gör störst skillnad när den används för att lösa verkliga utmaningar. I det här projektet tog vi fram en lösning som gjorde kundens dokument tillgängliga, användbara och värdeskapande – varje dag. Resultatet blev både tidsbesparing och högre kvalitet i beslutsfattandet.

Står du inför liknande utmaningar? Kontakta oss på Limetta så visar vi hur AI kan skapa nytta även i din organisation.