Kunduppdrag
Från komplext affärssystem till smidigt arbetsverktyg
Detta case är anonymiserat för att skydda kundens affär och tekniska lösning.
Uppdraget
Hur kan vi förenkla och effektivisera fakturahanteringen? Det var utgångspunkten när vi hjälpte ett konsultbolag som varje månad hanterar stora volymer fakturor där flera roller var involverade – konsulter, konsultchefer och ekonomiavdelning.
Det befintliga affärssystemet, Dynamics 365, var i grunden anpassat för ekonomifunktionens behov men upplevdes som onödigt komplext för medarbetare som bara utförde delar av processen.
Att ge hela organisationen full tillgång till affärssystemet var varken kostnadseffektivt eller ändamålsenligt. Det skulle innebära höga licenskostnader, omfattande utbildningsinsatser och ökad komplexitet, utan att skapa bättre stöd i det dagliga arbetet.
Uppdraget blev därför att ta fram en användarvänlig lösning som förenklar fakturaarbetet för rätt personer, minskar trösklar i processen och samtidigt säkerställer att kontroll och affärslogik ligger kvar i kärnsystemet.
Lösningen
Strategin var att ha ett lager ovanpå affärssystemet. Vi utvecklade en skräddarsydd webbapplikation som fungerar som ett användarvänligt lager ovanpå Dynamics 365. Konsulter och chefer kan utföra sina uppgifter i faktureringsprocessen utan att arbeta direkt i affärssystemet, medan ekonomiavdelningen fortsatt arbetar i sin befintliga miljö.
Resultatet blev ett rollanpassat gränssnitt där varje användare möter rätt information och rätt funktioner vid rätt tillfälle. Detta minskar både komplexitet och kostnader, samtidigt som kontrollen över affärsdata och logik ligger kvar där den hör hemma.
UX och arbetsflöden som är byggda för verkligheten
Utgångspunkten var användarnas faktiska arbetsdag och hur fakturaflödet såg ut i praktiken. Genom intervjuer och analys identifierades två huvudsakliga behov: att snabbt hitta rätt information och att effektivt kunna arbeta igenom uppgifter.
Lösningen bygger därför på:
- Överblick före detalj – användaren ska direkt förstå läget
- Tydlig visuell hierarki som guidar nästa steg
- Minimerad kognitiv belastning i repetitiva moment
- Konsekventa mönster som minskar inlärningstid
- Färre klick och minimerade sidbyten
Dashboarden fungerar som navet i lösningen där användaren direkt ser vad som kräver åtgärd och kan agera utan onödiga steg. Färgkodning och statusmarkörer används för att snabbt signalera vad som kräver uppmärksamhet och vad som kan vänta.
Vi arbetade även aktivt med att effektivisera flödet genom att minska antalet klick och onödiga sidbyten. Många åtgärder kan göras direkt i listvyer genom snabbval och kontextmenyer, vilket sparar tid och gör arbetet mer intuitivt.
Gränssnittet anpassades till kundens grafiska profil men utvecklades med fokus på funktionell tydlighet. Resultatet är en design som stödjer arbetet, skapar struktur och gör vardagen enklare för användarna, utan att ta fokus från det som faktiskt ska göras.
Säkerhet och kontroll
Säkerhet och kontroll var centrala krav i lösningen. Applikationen integrerades med kundens Active Directory via single sign-on. Roller och behörigheter hämtas från Dynamics 365 och speglar organisationens struktur.
Varje användare har endast tillgång till det som är relevant för deras roll, och alla åtgärder loggas för spårbarhet. Applikationen är dessutom begränsad till internt nätverk eller VPN, vilket ytterligare stärker säkerheten.
Resultatet är en lösning som uppfyller höga säkerhetskrav, utan att skapa friktion för användarna och deras vardag.
Teknisk lösning
Lösningen byggdes som en fristående webbapplikation med en tydlig ansvarsfördelning mellan gränssnitt, integrationslager och affärssystem.
Frontend utvecklades i React och TypeScript för att skapa ett snabbt och responsivt gränssnitt. Ett .NET-baserat mellanlager hanterar all kommunikation med Dynamics 365 och säkerställer att affärslogik och datavalidering sker på rätt plats.
Arkitekturen är lagerindelad och byggd för långsiktig förvaltning. Tydliga API-kontrakt och separerad domänlogik gör lösningen robust och möjlig att vidareutveckla utan att påverka kärnsystemet.
Fokus låg inte på att ersätta affärssystemet, utan på att komplettera det med ett användarvänligt gränssnitt som avlastar och effektiviserar.
Det är också en av anledningarna till att lösningen kunnat vara i stabil drift under lång tid, samtidigt som den är redo att anpassas efter framtida behov.
Resultat – stabil drift och mätbar effekt
Lösningen har gett:
- Smidigare faktureringsflöden
- Kortare ledtider i processen
- Lägre kostnader för licenser och förvaltning
- Bättre överblick och kontroll i organisationen
Fem år senare används lösningen fortfarande dagligen, utan driftstörningar eller större incidenter. Det är ett tydligt kvitto på att arkitektur, teknikval och UX-beslut höll över tid.
Det här är ett exempel på hur rätt digitalt stöd kan förenkla vardagen, minska komplexitet och samtidigt stärka affärskontrollen.
Vill du förstå vad det innebär i din miljö?
Vi hjälper företag att gå från komplexa systemlandskap till lösningar som är enklare att använda, förvalta och vidareutveckla.
Hör av dig så tar vi en genomgång av nuläge och möjliga nästa steg.
